Te veel informatie gaat verloren na aftreden van politici

Waar blijven bestuursdocumenten bij wissel van de politieke wacht?

public domain (CC0)

Peter Verhaeghe, architect en medewerker van stRaten-generaal, klaagt aan dat onze politici nog steeds de gewoonte hebben om na hun aftreden de bestuursdocumenten die ze in functie ontvingen en verzonden te beschouwen als persoonlijk bezit. ‘Stel u voor dat de minister in de zaak-Chovanec dadelijk een deskundig en volledig overzicht gaf van alle contacten die de minister in functie eerder had.’

De huidige Minister van Binnenlandse zaken kon in augustus 2020 enkel een ‘bom droppen’. In 2018 was zijn voorganger op de hoogte van de dood van een Slovaakse passagier in Charleroi. Omstandig toelichten wat zijn voorganger daadwerkelijk deed (of niet deed) kon schijnbaar niet.

Dat een minister weinig weet over wat een voorganger ondernam, is niet verrassend. Hoewel het een recent voorval betreft, heeft een huidige minister quasi geen kennis van de uitnodigingen, de afspraken, de verslagen en de briefwisseling van zijn voorganger. Onze leiders hebben immers nog steeds de gewoonte om na hun aftreden al de bestuursdocumenten die ze als gekozen staatsleider in functie ontvingen en verzonden te beschouwen als partij- of persoonlijk bezit.

Symbolisch laat een vertrekkende minister zo letterlijk een leegte achter voor de opvolger. Toch voelt die leegte voor de nieuwe minister niet aan als een gebrek. Strategisch schuilt hier ook een kracht in. Het biedt de zittende minister immers de kans zich hetzij te verschansen achter die leegte, hetzij veel selectiever te zijn in wat die wel of niet wil delen met het parlement en de samenleving.

Stel u voor dat de minister in de zaak-Chovanec dadelijk een deskundig en volledig overzicht gaf van alle contacten die de minister in functie eerder had. Stel u voor dat de minister bovendien gelijktijdig ook alle verslagen en correspondentie uit het archief van de minister (al dan niet confidentieel) bekendmaakte aan de commissieleden. Het parlement kon zich dan dadelijk intens en sereen richten op de inhoudelijke aspecten van de zaak. De voormalige minister hoefde geen ‘tijdlijn te reconstrueren’ maar enkel duiding te verlenen bij het feitenrelaas dat bleek uit het archiefdossier. Het zou ons collectief helpen op een efficiënte en waardige wijze om te gaan met feiten, gevolgen en oplossingen.

Sinds een kwarteeuw beschouwt onze grondwet elk stuk aanwezig bij een minister (en geen advies van één van de medewerkers) als een bestuursdocument in bezit van het ministerambt. Behalve omwille van wettelijke beperkingen kan elk stuk aanwezig bij een minister door elkeen geraadpleegd worden.

Uitgerekend de Minister van Justitie heeft hierover een andere mening. Hij is, in tegenstelling tot zijn collega’s en de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten (ADVIES 2019-26), ervan overtuigd dat zijn kabinet autonoom contact kan hebben met de overheidsdiensten waarvan hij het hoofd is. Zo omzeilt de minister alsnog de essentie van de grondwettelijke openbaarheid.

Het bewijs voor zijn parlementaire verklaring dat klimaatjongeren niet gevolgd worden door de staatsveiligheid (nadat het tegendeel werd beweerd door de Vlaams minister van Omgeving, Natuur en Landbouw) weigert de Minister van Justitie te leveren. Niet de minister, als hoofd van een federale overheidsdienst, maar zijn kabinet vroeg het bewijsstuk op bij de Staatsveiligheid, is zijn verweer.

Elke ministeriële wissel is doorgaans een nieuwe start voor de interne archivering van nieuwe ministeriële stukken.

Door het ministerieel (kabinets)archief onder de arm te nemen belemmert een vertrekkend minister vervolgens ontegensprekelijk zowel de bestuurlijke efficiëntie als de openheid die de grondwet gebiedt.

Een minister heeft tijdens zijn beleidsperiode contact met burgers, organisaties en andere besturen die hem op de hoogte brengen van tekorten en kansen in de samenleving. Ook deze stukken verdwijnen (indien ze geen onderdeel zijn van een administratieve procedure) zodra een minister zijn kabinet ontbindt.

Bij elke wissel van de macht stokken hierdoor gesprekken van burgers en organisaties met de overheid. Ten aanzien van de bevolking staat het verwijderen van deze dossiers dus symbool voor een gebrek aan waardigheid voor de continuïteit van beleid zodra een minister zijn of haar ambt toevertrouwt aan een politieke tegenstander.

Er is ook veel onduidelijkheid over de bewaring van stukken door een kabinet. Bij gebrek aan regelgeving is de kwaliteit van de archivering van de ministeriële documenten afhankelijk van het inzicht van de kabinetsmedewerkers. Zo is elke ministeriële wissel dus ook doorgaans een nieuwe start voor de interne archivering van nieuwe ministeriële stukken. Telkens een nieuwe aanpak, die soms efficiënter wordt in de tijd door te leren uit beginnersfouten.

Regels om de openbaarheid van bestuursdocumenten na een ministerwissel te garanderen zijn er federaal nog steeds niet.

In die omstandigheden is het gebruikelijk dat er af en toe stukken van de tafel vallen. Zo bleek uit de beslissing van de beroepsinstantie openbaarheid (OVB/2011/146) dat de brief (inclusief de bijlagen) van de Minister van justitie van 22 september 2009 verzonden aan de Minister van Ruimtelijke Ordening ‘betreffende het Masterplan voor een gevangenisinfrastructuur in humane omstandigheden’ onvindbaar was bij de Vlaamse Minister van Ruimtelijke Ordening. Volgens de beroepsinstantie was de vermoedelijke oorzaak voor het verlies ‘dat de brief dateert uit de opstartperiode van het kabinet van de minister en dat er daarbij wellicht iets fout is gelopen.’

Het volstaat om het register van briefwisseling van een minister te doorbladeren om bewust te worden van de rijkdom aan stukken die deze functie verwerft. Of je toegang krijgt tot die informatie is opnieuw afhankelijk van het efficiënt organisatietalent van een kabinet. Zo was het recent, volgens de beroepsinstantie openbaarheid, voor de huidige Minister van Onderwijs gerechtvaardigd een afschrift uit zijn register van inkomende briefwisseling (voor een periode van slechts vier weken) te weigeren omdat het weghalen van de privacygevoelige gegevens uit die beknopte overzichtslijst te tijdrovend zou zijn. (OVB/2020/136)

De gebrekkige archivering van bestuursdocumenten van ministers (die zo doeltreffend is om misstanden te verbergen) was ook de Sabenacommissie opgevallen in 2003 (Doc 50 1514/003). De Sabenacommissie adviseerde toen reeds dat er regels ‘moeten worden uitgewerkt voor de duurzame bewaring op lange termijn van de archieven gevormd door de kabinetten van alle federale ministers.’

Die noodzakelijke regels om de openbaarheid van die bestuursdocumenten ook na een ministerwissel te garanderen zijn er federaal nog steeds niet. Na zeventien jaar ligt nu sinds september een voorstel in de Kamer om kabinetsarchieven te bewaren in het rijksarchief. De overdracht van actuele dossiers tussen een minister en de opvolger is in dat voorstel voorlopig nog niet helder opgelost.

Vlaanderen koos er intussen resoluut voor om de kabinetsarchieven niet gegarandeerd te bewaren. Sinds 2019 is er weliswaar het bestuursdecreet met daarin kwaliteitsvolle archiefregels. Merkwaardig is wel dat net de ministers deze archiefregels niet moeten respecteren. Recent nog wees de Vlaams Minister van Onderwijs me hierop. ‘Er bestaat geen wettelijke verplichting in hoofde van een minister of zijn/haar kabinet om de bestuursdocumenten waarover deze beschikt, te archiveren of over te dragen.’

Het ontbreken van een wettelijke verplichting tot archivering van de bestuursdocumenten aanwezig in het kabinet is de mantra voor vele politici om de schouders op te halen. Het is een bedroevende en verontrustende vaststelling. Je zou verwachten dat politici meer dan anderen het ethisch denken, dat ons zo typisch menselijk maakt, als basisnorm hanteren. De loutere afwezigheid van een heldere wet weerhoudt een politicus nooit de ethische overweging te maken of het ontvreemden van bestuursdocumenten de efficiëntie en waardigheid van de staatsstructuur ten goede komt.

De stukken die destijds over de zaak-Chovanec aanwezig waren op het kabinet zijn er nog steeds. Doch nu zijn deze documenten, waarvan sommige wellicht confidentieel, persoonlijk eigendom van de voormalige minister. Enkel hij en zijn intimi kunnen selectief neuzelen in het meegenomen archief en er de elementen uit opdissen ten behoeve van hun versie van de feiten.

Sinds mei 2018 is ook in België de GDPR (General Data Protection Regulation) van toepassing. Die wetgeving waakt ook over het gebruik van privacygevoelige data die de overheid bezit. Tal van stukken die enkel bij ministers aanwezig zijn, bevatten dergelijke gegevens. Zolang een minister in functie is, zijn de privacyregels een wettelijk argument om bestuursdocumenten niet of slechts gedeeltelijk te willen leveren aan burgers. Het sluiten van een kabinet is dan weer een vrijbrief voor ministers en kabinetsmedewerkers om desgewenst die gegevens onder de arm mee te nemen.

stRaten-generaal nam de proef op de som en vroeg een kopie op van alle sms-berichten die werden ontvangen door de Vlaams minister van Omgeving, Natuur en Landbouw tussen 29 januari 2019 en 5 februari 2019. Het zijn historische stukken. Volgens de toenmalige minister waren die talrijke sms-berichten de directe aanleiding van haar ontslag op 5 februari 2019.

Het kabinet van de minister bleek enkele dagen na het ontslag van de minister niet te weten waar deze sms’en waren gebleven (OVB/2019/37). De Kanselarij, de administratie en zelfs de minister-president bleken evenmin op de hoogte waar deze historische sms-berichten waren opgeslagen.

De betrokken minister, intussen parlementslid, werd gevraagd om toe te lichten waar al die berichten met privacygevoelige gegevens zich bevonden. Na enig aandringen kwam er een enkel een kort antwoord: ‘Ik ben niet langer gevat als bestuursinstantie.’

Op 28 maart 2019 boog de deontologische commissie van het Vlaams Parlement zich over die weigering om hulp van de voormalige minister. De commissie stelde vast dat sms-berichten ontvangen door een minister wel degelijk bestuursdocumenten zijn, ‘in zoverre ze “in het bezit” zijn van een overheidsinstantie’. De parlementscommissie concludeerde ook dat een parlementslid, ook al is die persoon de enige die nog weet waar unieke bestuursdocumenten zijn, geen enkele hulp hoeft te bieden aan de samenleving om die sms-berichten terug te vinden.

Blijf op de hoogte

Schrijf je in op onze nieuwsbrieven en blijf op de hoogte van het mondiale nieuws

Het zou de voormalige Minister van Binnenlandse Zaken (en zijn collega’s die de laatste jaren ontslag namen) sieren mochten zij alsnog onmiddellijk het volledige archief van hun ambt (documenten, mails en sms-berichten) teruggeven aan de gemeenschap en hun opvolger. Die stukken zijn immers staatsbezit.

Het zou de huidige regering sieren mocht zij er, als eerste, zorg voor dragen dat haar integrale archief publiek bezit blijft.

Het zou de parlementen sieren mochten ze zich dadelijk buigen over efficiënte regels voor de duurzame bewaring en ontsluiting op lange termijn van de archieven van kabinetten van alle ministers en staatssecretarissen.

Peter Verhaeghe is architect en medewerker van stRaten-generaal.

Zonder jouw steun bestaat MO* niet.

Wil je dat MO* dit soort verhalen blijft brengen?
Steun ons en word proMO* voor maar €4/maand of doe een vrije gift. 2838   proMO*’s steunen ons vandaag al.

Word proMO* of Doe een gift